信息化的典型問題
IT在企業(yè)中作用無需多言，即使是規(guī)模不大的企業(yè)，至少也會有財務(wù)系統(tǒng)、進銷存和小型MES系統(tǒng)等等。大企業(yè)更是如此，IT系統(tǒng)的發(fā)展也是紛繁復(fù)雜，不僅覆蓋營銷、生產(chǎn)、研發(fā)、供應(yīng)鏈、服務(wù)等核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域，還包括人力資源、資產(chǎn)管理、財務(wù)、辦公等管理支持的功能。在這個信息化建設(shè)鋪天蓋地的大潮中，業(yè)務(wù)和IT之間的矛盾是一個持久的話題。
這其中有一些典型的問題，比如這樣的場景_
1.系統(tǒng)上線不易，經(jīng)過策劃開發(fā)實施，費了好大勁結(jié)果總還是不滿意；
2.系統(tǒng)上線運行感覺還不錯，可是過了兩年就變得怨聲載道；
3.業(yè)務(wù)部門常抱怨IT是瓶頸，我們要的功能到他們那里就打折扣，能力不足總找各種借口；
4.IT總是很委屈，業(yè)務(wù)部門要的功能總是不能一次性說清楚，今天提一個明天提一個，系統(tǒng)不是這樣干出來的;
5.系統(tǒng)建設(shè)總是補丁摞補丁的方式，最后發(fā)現(xiàn)這些系統(tǒng)都成為孤島而不能相互聯(lián)通……
這些都是很具有代表性的現(xiàn)實。不過值得慶幸的是，現(xiàn)在越來越多的企業(yè)開始明白了一個基本的道理_IT系統(tǒng)的結(jié)果是開始于設(shè)計的，IT技術(shù)本身從來就不是障礙。盡管如此，如何能夠做好這個設(shè)計工作，依然是讓很多企業(yè)一籌莫展的問題。下面我們就從IT規(guī)劃說起。
IT規(guī)劃始于業(yè)務(wù)架構(gòu)
企業(yè)做IT規(guī)劃的時候，總是首先要從業(yè)務(wù)架構(gòu)出發(fā)_近些年企業(yè)越來越多的經(jīng)驗和教訓(xùn)充分說明了這一點。調(diào)查數(shù)據(jù)表明，國內(nèi)企業(yè)成功上線ERP的大概比例是46_，這還不包括上線之后存在很多問題的情況。
企業(yè)IT規(guī)劃的路徑_從業(yè)務(wù)架構(gòu)，到功能架構(gòu)，最后到技術(shù)架構(gòu)。
業(yè)務(wù)架構(gòu)
業(yè)務(wù)架構(gòu)描述的是一個企業(yè)的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)和關(guān)系。包括企業(yè)有哪些業(yè)務(wù)功能模塊、業(yè)務(wù)域、業(yè)務(wù)單元構(gòu)成？企業(yè)的價值鏈結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)模式是怎樣的？有哪些業(yè)務(wù)場景，以及描述這些業(yè)務(wù)場景的結(jié)構(gòu)和邏輯關(guān)系。這個過程不需要到細節(jié)的操作流程，操作流程是IT系統(tǒng)設(shè)計和實施層面的事情。
業(yè)務(wù)架構(gòu)是管理和業(yè)務(wù)人員來完成的工作，不是技術(shù)工作。或者說是業(yè)務(wù)架構(gòu)的技術(shù)，而不是IT技術(shù)。業(yè)務(wù)架構(gòu)通常并不如想象中的容易，不只需要基于對業(yè)務(wù)本身系統(tǒng)性的理解，更需要結(jié)構(gòu)化概念思維和模型化表達，這其中還涉及到業(yè)務(wù)之間的關(guān)系、管理之間的關(guān)系，以及業(yè)務(wù)和管理之間的關(guān)系。
業(yè)務(wù)架構(gòu)是需要團隊來完成的，需要能夠把握頂層整體架構(gòu)的架構(gòu)師，還有業(yè)務(wù)團隊，是多層面、多維度、多業(yè)務(wù)系統(tǒng)共同工作的結(jié)果。
功能架構(gòu)
功能架構(gòu)就是在業(yè)務(wù)架構(gòu)基礎(chǔ)上，考慮如何用IT系統(tǒng)來實現(xiàn)其中的哪些功能。包括企業(yè)IT建設(shè)的整體藍圖、架構(gòu)的原則和標(biāo)準(zhǔn)，還有這些IT系統(tǒng)之間的關(guān)系，以及IT系統(tǒng)與人工之間如何協(xié)作。
功能架構(gòu)是業(yè)務(wù)架構(gòu)和技術(shù)架構(gòu)之間的橋梁，既要考慮業(yè)務(wù)的需要，也要考慮IT系統(tǒng)的功能特征。其中，IT系統(tǒng)功能規(guī)劃的邊界是一個典型問題。
有時候企業(yè)會面臨這樣的選擇_要實現(xiàn)某一個業(yè)務(wù)模塊的IT化，是開發(fā)一個新的系統(tǒng)，還是在現(xiàn)有IT系統(tǒng)中進行功能的擴展？這樣的問題就是功能架構(gòu)要回答的。如果在現(xiàn)有IT系統(tǒng)基礎(chǔ)上進行功能的擴展，這樣做的結(jié)果是不是能夠滿足未來我們對于這個業(yè)務(wù)模塊的信息化需求？如果只是實現(xiàn)了其中的一部分功能，而更多的功能是通過這種擴展的方式無法實現(xiàn)的，還是需要再開發(fā)一個系統(tǒng)。那么也就意味著未來我們可能要面臨一個窘境_擴展功能受限，而重新開發(fā)會擔(dān)負更高的成本。
從經(jīng)濟意義上來說，規(guī)劃的價值就在于用盡可能小的成本確保預(yù)期目標(biāo)的實現(xiàn)。
如此，功能架構(gòu)不是一項單純的業(yè)務(wù)工作，也不是單純的IT工作。業(yè)務(wù)人員更理解需求，IT人員考慮技術(shù)路線，這個過程是需要對話的，是業(yè)務(wù)和IT共同完成的工作。
技術(shù)架構(gòu)
技術(shù)架構(gòu)就是在功能架構(gòu)之后，實現(xiàn)這些功能的技術(shù)策略。包括基礎(chǔ)設(shè)施和系統(tǒng)設(shè)計，選擇什么語言、什么框架、什么數(shù)據(jù)庫，如何部署、如何通信等等。
技術(shù)架構(gòu)是純技術(shù)性質(zhì)的規(guī)劃工作，是由IT架構(gòu)師來完成的，接續(xù)才是IT系統(tǒng)開發(fā)和實施的具體的工作。
功能架構(gòu)和技術(shù)架構(gòu)可以是企業(yè)IT規(guī)劃的整體藍圖，也可以應(yīng)用于對單個IT系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計。
現(xiàn)在我們把視角從整體的IT規(guī)劃拉近到單個系統(tǒng)的開發(fā)。業(yè)務(wù)和IT之間總有解不開的矛盾，主要原因在于業(yè)務(wù)人員和IT人員之間沒有一個很好的彼此溝通的語言，都是在自己的語境和邏輯中自說自話。
哪里找這樣的語言？答案是流程。
從軟件需求規(guī)格說明書說起
這里我們要提到“軟件需求規(guī)格說明書”，這是軟件在開發(fā)之前需要確認(rèn)的需求說明文檔，類似于業(yè)務(wù)和IT人員為軟件開發(fā)約定的一個“合同”。這個“合同”需要描述IT系統(tǒng)功能、性能、數(shù)據(jù)的需求，也要描述開發(fā)的目標(biāo)、過程和標(biāo)準(zhǔn)。
軟件需求規(guī)格說明書一方面是業(yè)務(wù)人員和IT人員對話的語言，另一方面也是IT人員系統(tǒng)開發(fā)、測試以及最后驗收的依據(jù)，她對于軟件開發(fā)的重要性是不言而喻的。
軟件需求規(guī)格說明書有不同的格式，包括ISO也給出了參考目錄，但要說明的內(nèi)容是大體相同的。
軟件需求規(guī)格說明書主要內(nèi)容_
- 引言:主要包括目的、對象、背景、術(shù)語定義和參考資料。
- 任務(wù)概述:主要包括目標(biāo)、運行環(huán)境、條件和限制。
- 功能需求:主要包括功能描述、流程圖、崗位角色、數(shù)據(jù)字典、系統(tǒng)接口。
- 性能需求:主要包括數(shù)據(jù)精確度、時間特性和適應(yīng)性。
- 運行需求:主要包括用戶界面、硬件接口和故障處理。
- 其他需求:如可實用性、安全保密、可維護性和可移植性等。
在以上列舉的內(nèi)容中，業(yè)務(wù)和IT之間主要討論的就是功能需求，而通常的問題也就出在這里。
很多時候，業(yè)務(wù)向IT提出的功能需求是不夠完整、不夠詳細的，他們也并不一定清楚這樣的需求應(yīng)該包括哪些要素，以及用什么方式來表達。可能只是粗略的流程圖，甚至只有功能的列表。
企業(yè)IT系統(tǒng)的應(yīng)用有不同的量級，如果需求不夠詳盡，開發(fā)一個簡單的系統(tǒng)可能問題還不大，要是系統(tǒng)相對比較復(fù)雜那就是災(zāi)難了。需求越粗糙，IT發(fā)揮的空間就越大，結(jié)果的偏差也就越大。
需求規(guī)格說明書中的功能需求應(yīng)該表述哪些內(nèi)容？我們可以用下面這張圖來表述。
她的內(nèi)容應(yīng)該包括_
流程圖_系統(tǒng)要運行哪些流程？這些流程不是簡單的邏輯圖，應(yīng)該是非常詳細的，比我們通常用來描述業(yè)務(wù)的流程圖還要精細。比如我們描述業(yè)務(wù)的時候可能并不需要精確的表達一些審批環(huán)節(jié)的退回路徑，而面對系統(tǒng)我們就必須精確的告訴她要怎么走。從這一點上來說，IT完全沒有人類的聰明。
權(quán)限表_系統(tǒng)中有哪些用戶，這些用戶擁有怎樣的權(quán)限？這個比較容易理解，必須賦予使用者某些活動的權(quán)限，他們才能操作這些系統(tǒng)的流程。
控制矩陣_系統(tǒng)中應(yīng)該有組織賦予的崗位和角色關(guān)系的，就是誰對誰負責(zé)，誰是誰的上級，這樣的矩陣可以建立相應(yīng)的控制關(guān)系。舉個例子來說，一個員工請假，系統(tǒng)需要識別他是哪個級別，屬于哪個部門，他的請假要提交給誰。
表單_表單是系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的信息，就像我們在現(xiàn)實中流程也總是要用到表單一樣，信息通過她們實現(xiàn)傳遞、轉(zhuǎn)化和累積，她們是流程路徑的縮影。
數(shù)據(jù)倉庫_輸入的和流轉(zhuǎn)的信息都可以在系統(tǒng)中儲存起來，我們需要告訴系統(tǒng)記錄和存儲哪些信息，這樣信息存儲是需要有格式和結(jié)構(gòu)的。結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)能夠被很好的應(yīng)用，就像我們建一個倉庫總是要清楚的分區(qū)、建目錄一樣。
報表_業(yè)務(wù)都是需要管理的，IT系統(tǒng)必須為管理提供支持和服務(wù)，這就需要進行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和報告。必須告訴系統(tǒng)我們需要什么樣的報表，給她輸入相應(yīng)的算法和公式，她們才會給我們提供需要的結(jié)果。報表的設(shè)計常常被忽視，因為她們看起來似乎沒有業(yè)務(wù)本身那么重要，實際這個部分可以為管理提供直接的支持，很能體現(xiàn)管理的智慧。
以上這些內(nèi)容是需求的核心要素，如果我們能清楚的表述她們，后面的技術(shù)本身通常沒有什么障礙。這些要素的獲取是沿著“業(yè)務(wù)_功能_技術(shù)_數(shù)據(jù)”這條線來思考的，核心的就是流程，因為流程總是要承載這些要素。如果我們能夠把流程梳理清楚，并且匹配這些要素，一切也就豁然開朗。
企業(yè)并不總是要自己開發(fā)信息系統(tǒng)，很多時候是對成型信息系統(tǒng)的實施和應(yīng)用。實施這樣的系統(tǒng)就是要比對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)邏輯和成型系統(tǒng)之間匹配的關(guān)系，哪些部分是要配置的，哪些是要應(yīng)用的。
信息化的實質(zhì)是業(yè)務(wù)變革
開發(fā)或者應(yīng)用IT系統(tǒng)，不管這個系統(tǒng)是大的還是小的，都可以視作是一種業(yè)務(wù)模式的變革，差別只是變革的規(guī)模不同而已。
像ERP這樣的大型IT系統(tǒng)對于一個企業(yè)來說，是一次非常大的變革。通常有一定規(guī)模的企業(yè)至少要準(zhǔn)備一年以上的時間，否則倉促上線就很難能夠成功。首先總是要從業(yè)務(wù)模式設(shè)計和流程梳理開始，最終實現(xiàn)與系統(tǒng)的匹配和平穩(wěn)運行。
人們說，信息化能夠讓企業(yè)管理和業(yè)務(wù)運營水平上一個臺階，其實我們應(yīng)該這樣理解，是你的管理和業(yè)務(wù)運營水平通過設(shè)計和變革上了一個臺階，IT只是最后幫助我們將結(jié)果固化下來而已。
還有一些比較小的IT系統(tǒng)，涉及到的業(yè)務(wù)相對簡單，比如OA系統(tǒng)。她們的應(yīng)用與人工操作也總會形成差異，對于這樣的系統(tǒng)應(yīng)用我們也是要經(jīng)過設(shè)計的。有時候就是因為信息系統(tǒng)的簡單而我們忽視了設(shè)計，最后不是給我們帶來了效率的提升，而卻是相反的結(jié)果。
比如有些企業(yè)中涉及到會簽的活動，原本應(yīng)該是一個小組通過溝通的方式來完成的工作，類似于討論和評審，這樣的活動放在IT系統(tǒng)中就失去了信息充分交流的作用，通過會簽完全達不到我們預(yù)想的結(jié)果。于是現(xiàn)實操作中人們就選擇首先線下交流，然后在信息系統(tǒng)中再各自去會簽，這樣的設(shè)計實在是雞肋，不如從前直接線下完成來得實在而且有效率，這樣的變革還是不做的好。
一個從流程思考的需求示例
這是一個企業(yè)的案例，他們準(zhǔn)備開發(fā)采購IT系統(tǒng)。首先要做的就是構(gòu)建完整的采購業(yè)務(wù)框架。
在這樣的業(yè)務(wù)框架中，我們要考慮哪些功能需要在IT系統(tǒng)中實現(xiàn)，同時與其他系統(tǒng)有什么接口，以及其他管理功能之間的輸入輸出關(guān)系。系統(tǒng)需要實現(xiàn)的業(yè)務(wù)功能包括_采購計劃、采購立項、簽訂合同、采購驗收、發(fā)起付款、合同變更。需要考慮和PMC系統(tǒng)、倉儲系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)的接口，需要預(yù)算管理、供應(yīng)商名錄管理功能提供輸入。這是一個在業(yè)務(wù)架構(gòu)基礎(chǔ)上的初步思考。
接下來我們描述每一個業(yè)務(wù)功能的流程圖，這樣的流程圖是全要素的，包括活動、邏輯關(guān)系、輸出輸出的信息、活動的角色、應(yīng)用的表單等等。
以這樣流程圖為基礎(chǔ)我們可以去設(shè)計，哪些流程活動需要在IT系統(tǒng)中運行，將這些活動連接起來，我們也就知道了需要哪些信息以及她們傳遞的路徑，還有哪些崗位和角色會參與其中。如此我們可以按圖索驥，把整個系統(tǒng)需要運行的流程活動以及她們的要素都詳盡的表現(xiàn)出來。
一句話_設(shè)計越詳盡，實現(xiàn)越簡單。
當(dāng)然在這個過程中，我們可以去思考對業(yè)務(wù)模式和現(xiàn)有流程進行變革，去思考各種管理方法的應(yīng)用和管理需求的滿足，除非你覺得現(xiàn)實已經(jīng)足夠完美。
通過這樣的方式進行IT需求的設(shè)計，相信你的系統(tǒng)不會有令人頭痛的瓶頸，也許IT團隊會給你一個熱情的擁抱。
（《老包講流程第25講、第26講》文字修訂版，本文最早發(fā)表于2021年6月，再稿經(jīng)過內(nèi)容增補）
