數(shù)據(jù)輸入是日常工作中使用Excel 的一項(xiàng)必不可少的工作，對(duì)于某些特定行業(yè)或特定崗位來(lái)說(shuō)，在工作表中輸入數(shù)據(jù)甚至是一項(xiàng)頻率很高卻又效率極低的工作。如果學(xué)習(xí)和掌握一些數(shù)據(jù)輸入方面的常用技巧，就可以極大地簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)輸入操作，提高工作效率。正所謂“磨刀不誤砍柴工”，下面就來(lái)介紹一些數(shù)據(jù)輸入方面的實(shí)用技巧。
一、強(qiáng)制換行
有一部分人習(xí)慣把Excel 當(dāng)作記事本來(lái)使用，在表格內(nèi)輸入大量的文字信息。當(dāng)單元格中文本內(nèi)容過(guò)長(zhǎng)時(shí)，如何控制文字換行是一個(gè)需要解決的問(wèn)題。
如果使用自動(dòng)換行功能(在單元格格式的文本控制中進(jìn)行設(shè)置)，雖然可將文本顯示為多行但換行的位置并不受用戶控制，而是根據(jù)單元格的列寬來(lái)決定的。
用戶如果希望自己來(lái)控制單元格中文本的換行位置，希望整個(gè)文本外觀能夠按照自己的意愿顯示段落格式，可以使用“強(qiáng)制換行”功能。“強(qiáng)制換行”即當(dāng)單元格處于編輯狀態(tài)下時(shí)，在需要換行的位置使用<At+Enter> 組合鍵為文本強(qiáng)制換行。
二、在多個(gè)單元格同時(shí)輸入數(shù)據(jù)
當(dāng)需要在多個(gè)單元格中同時(shí)輸入相同的數(shù)據(jù)時(shí)，許多用戶想到的辦法是先輸入其中一個(gè)單元格然后復(fù)制到其他所有單元格中。對(duì)于這樣的辦法，如果用戶能夠熟練操作并且合理使用快捷鍵的話也是一種不錯(cuò)的選擇。但還有一種操作方法肯定會(huì)比上面這樣的操作更加方便快捷
同時(shí)選中需要輸入相同數(shù)據(jù)的多個(gè)單元格，輸入所需數(shù)據(jù)，在輸入結(jié)束時(shí)，按<Ctrl+Enter>組合鍵確認(rèn)輸入，此時(shí)就會(huì)在選定的所有單元格中出現(xiàn)相同的輸入內(nèi)容。
三、分?jǐn)?shù)輸入
當(dāng)用戶在單元格中直接輸入一些分?jǐn)?shù)形式的數(shù)據(jù)時(shí)，如“1/3"、"11/54”，往往會(huì)被Excel自動(dòng)識(shí)別為日期或是文本。那么究竟怎樣才可以真正地輸入分?jǐn)?shù)數(shù)據(jù)呢?方法如下。
如果需要輸入的分?jǐn)?shù)包含整數(shù)部分，如“2一”，可在單元格內(nèi)輸入“21/5”( 整數(shù)部分和分?jǐn)?shù)部分之間包含一個(gè)空格)，然后按 <Enter> 鍵確認(rèn)。這樣Excel 會(huì)將輸入識(shí)別為分?jǐn)?shù)形式的數(shù)值類型，在編輯欄中顯示此數(shù)值為2.2，在單元格顯示出分?jǐn)?shù)形式“21/5"，如圖4-14中的B2單元格及編輯欄所示。
如果需要輸入的分?jǐn)?shù)是純分?jǐn)?shù)(不包含整數(shù)部分用戶在輸入時(shí)必須以“”作為這個(gè)分?jǐn)?shù)的整數(shù)部分輸入。如需要輸入“二"，則輸入方式為“0 3/5”。這樣就可以被Excel識(shí)別為分?jǐn)?shù)數(shù)值而不會(huì)被認(rèn)為是日期值。如圖4-14中的B3單元格所示。
如果用戶輸入分?jǐn)?shù)的分子大于分母，如“13”，Excel 會(huì)自動(dòng)進(jìn)行進(jìn)位換算，將分?jǐn)?shù)顯示
為換算后的“整數(shù)+真分?jǐn)?shù)”形式。如圖4-14中的B4單元格所示。
如果用戶輸入分?jǐn)?shù)的分子和分母還包含大于1的公約數(shù)，如“”(其分子和分母有公約數(shù)2)，在輸入單元格后，Excel 會(huì)自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行約分處理，轉(zhuǎn)換為最簡(jiǎn)形式。如圖4-14中的B5單元格所示。
四、輸入指數(shù)上標(biāo)
在工程和數(shù)學(xué)等方面的應(yīng)用上，經(jīng)常會(huì)需要輸入一些帶指數(shù)上標(biāo)的數(shù)字或符號(hào)單位，如“102"、“M”等。在Word中用戶可以方便地使用上標(biāo)工具按鈕x來(lái)進(jìn)行輸入操作但在Excel中沒(méi)有此功能，用戶需通過(guò)設(shè)置單元格格式的方法來(lái)改變指數(shù)在單元格中的顯示。
例如，要在單元格中輸入“E-20”，可先在單元格中輸入“E-20”然后激活單元格的編輯模式用鼠標(biāo)選中文本中的“-20”部分，然后按<Ctrl+1>組合鍵打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框，在“特殊效果”區(qū)域中勾選“上標(biāo)”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕，即可在單元格中將數(shù)據(jù)顯示為“E-20”的形式(在編輯欄中依舊顯示為“E-20”)。
五、自動(dòng)輸入小數(shù)點(diǎn)
有一些數(shù)據(jù)處理方面的應(yīng)用(例如財(cái)務(wù)報(bào)表、工程計(jì)算等)往往需要使用者在表格中大量輸入數(shù)值數(shù)據(jù)，如果這些數(shù)據(jù)需要保留的最大小數(shù)位數(shù)是相同的，那么有一項(xiàng)系統(tǒng)功能設(shè)置可以免去小數(shù)點(diǎn)“”的輸入操作。對(duì)于單個(gè)數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)，這樣做并不一定能簡(jiǎn)化操作;但對(duì)于大量的小數(shù)數(shù)據(jù)輸入操作來(lái)說(shuō)，則可以為用戶提供不小的方便
假設(shè)我們能希望所有輸入的數(shù)據(jù)最大保留3位小數(shù)，可以這樣操作。在菜單欄上依次單擊“工具“選項(xiàng)”,在彈出的“選項(xiàng)”對(duì)話框中選擇“編輯”選項(xiàng)卡。在對(duì)話框中勾選“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)位數(shù)”復(fù)選框，并在右側(cè)的微調(diào)框內(nèi)調(diào)整需要保留的小數(shù)位數(shù)，在此例中設(shè)為“3"最后單擊“確定”按鈕完成設(shè)置。
這樣設(shè)置好以后，用戶在輸入數(shù)據(jù)時(shí)只要將原有數(shù)據(jù)放大 1000倍輸入，就會(huì)自動(dòng)變?yōu)橛脩羲枰臄?shù)據(jù)免去了輸入小數(shù)點(diǎn)“”的麻煩。例如要輸入“13.1”，用戶可以實(shí)際輸入“13100"就會(huì)在單元格中顯示為“13.1”，再如要輸入“0.012”，用戶可實(shí)際輸入“12”，就可以在單元格內(nèi)得到正確顯示的數(shù)值。
六、使用“記錄單”輸入數(shù)據(jù)
有很多時(shí)候，用戶會(huì)面對(duì)需要連續(xù)輸入多條數(shù)據(jù)記錄的工作，這些記錄通常都包含一些相同的字段。例如，員工信息的記錄可能包含了“姓名”、“性別”、"出身年月”和“參加工作時(shí)間等字段。在表格中，字段名通常作為列標(biāo)題，而每條記錄則按行排列。
如果用戶習(xí)慣于使用數(shù)據(jù)庫(kù)軟件中的對(duì)話框方式對(duì)每條數(shù)據(jù)進(jìn)行輸入，Excel中提供了一種名"記錄單”的功能，具體可以自己研究一下
七、記憶式鍵入
有時(shí)用戶輸入的數(shù)據(jù)中包含較多的重復(fù)性文字。例如在建立員工檔案信息時(shí)，在“學(xué)歷”字段中總是會(huì)在“大專學(xué)歷”、“大學(xué)本科”、"碩士研究生"、“博士研究生”等幾個(gè)固定詞匯之間來(lái)回的重復(fù)輸入。如果希望簡(jiǎn)化這樣的輸入過(guò)程，可以借助Excel 所提供的“記憶式鍵入”功能。首先，在Excel 選項(xiàng)中查看并確認(rèn)“記憶式鍵入”功能是否已經(jīng)被開(kāi)啟。在菜單欄上依次單擊“工具”一“選項(xiàng)”在彈出的“選項(xiàng)”對(duì)話框中選擇“編輯”選項(xiàng)卡，勾選其中的“記憶式鍵入復(fù)選框(系統(tǒng)默認(rèn)為勾選狀態(tài))。
記憶式鍵入”功能除了能夠幫助用戶減少輸入以外，還可以自動(dòng)幫助用戶保持輸入的一致性。例如，用戶在第一行中輸入“Excel"，當(dāng)用戶在第二行中輸入小寫(xiě)字母“e”時(shí)，記憶功能還是會(huì)幫用戶找到“Excel”，按<Enter>鍵確認(rèn)輸入后，第一個(gè)字母“e”會(huì)自動(dòng)變?yōu)榇髮?xiě)，使之與先前的輸入保持一致。
八、在列表中選擇
還有一種簡(jiǎn)便的重復(fù)數(shù)據(jù)輸入功能叫作“面向鼠標(biāo)版本的記憶式鍵入功能”，它在適用范圍和使用條件上與以上所介紹的“記憶式鍵入”完全相同，所不同的只是在數(shù)據(jù)輸入方法上。
九、為中文添加拼音標(biāo)注
利用Excel中的“拼音指南”功能，用戶可以為單元格中的漢字加上拼音注釋。操作步驟如下。
在菜單欄上依次單擊“格式”一“拼音指南”一“編輯”，進(jìn)入拼音編輯狀態(tài)。( 這一步操作也可通過(guò)激活單元格編輯模式，然后單擊鼠標(biāo)右鍵,在快捷菜單中選擇“編輯拼音字段”命令來(lái)實(shí)現(xiàn)）
